Parties et objet
La présente entente est conclue entre le commerçant qui utilise le service (le « commerçant ») et Technologies tonhabitué inc. (« tonhabitué »). Elle fait partie des conditions d'utilisation et s'applique dès la création du compte.
Elle encadre la communication au fournisseur de services des renseignements personnels des clients du commerçant, conformément à l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « loi »). Le commerçant demeure l'organisation responsable de ces renseignements ; tonhabitué agit comme son mandataire et fournisseur de services.
Renseignements visés
- Personnes concernées : les clients du commerçant qui ajoutent sa carte fidélité.
- Renseignements : prénom ; numéro de téléphone et date de fête (jour et mois), s'ils sont fournis ; historique de visites, tampons et récompenses ; identifiants techniques des cartes Wallet ; messages envoyés ; clics sur le lien d'avis.
- Renseignements exclus : le service n'est pas conçu pour recevoir de renseignements de santé, de paiement ou d'identité gouvernementale. Le commerçant s'engage à ne pas en saisir.
Finalités et instructions
tonhabitué utilise ces renseignements uniquement pour fournir le service au commerçant, selon les réglages que celui-ci choisit : afficher et mettre à jour les cartes, compter les visites, envoyer les messages activés, produire ses statistiques et son rapport, assurer le soutien et la sécurité.
Les réglages du tableau de bord constituent les instructions du commerçant. tonhabitué n'utilise pas ces renseignements pour ses propres fins, ne les vend pas, ne les communique pas à un autre commerçant et ne s'en sert pas pour de la publicité. Seules des statistiques agrégées et anonymisées peuvent servir à améliorer le service.
Confidentialité et sécurité
tonhabitué prend les mesures de sécurité raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements, notamment :
- chiffrement des communications et des données au repos chez ses hébergeurs ;
- séparation logique des données de chaque commerce ;
- hachage des mots de passe, NIP et jetons ;
- accès interne limité aux personnes qui en ont besoin, liées par une obligation de confidentialité, et journalisation des accès administratifs ;
- sauvegardes régulières et procédure de reprise.
Sous-traitants
Le commerçant autorise tonhabitué à recourir aux sous-traitants énumérés dans la politique de confidentialité (hébergement à Montréal, Wallet, courriels, paiement des abonnements, rédaction assistée par IA), avec leur pays. tonhabitué leur impose par contrat des obligations de protection au moins équivalentes à celles de la présente entente et demeure responsable de leurs actes.
tonhabitué avise le commerçant par courriel au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant qui traite des renseignements des clients. Le commerçant qui s'y oppose pour un motif raisonnable peut résilier sans frais.
Communication à l'extérieur du Québec
Certains sous-traitants traitent des renseignements à l'extérieur du Québec (notamment aux États-Unis). tonhabitué réalise et met à jour l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par l'article 17 de la loi et la met à la disposition du commerçant sur demande. La communication n'a lieu que si l'évaluation conclut que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate.
Incidents de confidentialité
tonhabitué avise le commerçant par écrit, sans délai et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, de tout incident de confidentialité touchant ses renseignements : nature de l'incident, renseignements visés, mesures prises et recommandées. tonhabitué aide le commerçant à évaluer le risque de préjudice sérieux et, au besoin, à aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. tonhabitué consigne l'incident dans son registre.
Demandes des personnes concernées
tonhabitué fournit au commerçant les outils pour répondre aux demandes de ses clients : consultation et correction d'une fiche, export, suppression. Le client peut aussi supprimer lui-même sa carte et ses données. Si tonhabitué reçoit directement une demande visant les renseignements d'un commerçant, il la transmet à ce dernier sans délai et l'aide à y répondre dans le délai de 30 jours prévu par la loi.
Fin de l'entente : retour et destruction
À la fin de l'abonnement, le commerçant peut exporter ses données en tout temps dans un format structuré et couramment utilisé. À la fermeture du compte, tonhabitué détruit ou anonymise de façon irréversible les renseignements des clients dans un délai de 90 jours, sauf ce qui doit être conservé pour respecter une obligation légale, qui demeure protégé par la présente entente jusqu'à sa destruction. tonhabitué ne conserve aucun renseignement une fois le mandat terminé, au-delà de ces exceptions.
Vérification
Sur demande raisonnable, au plus une fois par année sauf incident, tonhabitué fournit au commerçant l'information nécessaire pour démontrer le respect de la présente entente (description des mesures de sécurité, liste à jour des sous-traitants, résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée).
Engagements du commerçant
- Informer ses clients de l'utilisation de leurs renseignements et obtenir les consentements requis ; la page d'adhésion fournie par le service affiche un lien vers la politique de confidentialité.
- Ne pas inscrire d'enfant de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale.
- Désigner, au sein de son entreprise, la personne responsable de la protection des renseignements personnels (par défaut, la personne ayant la plus haute autorité) et répondre aux demandes de ses clients.
- Protéger l'accès à son compte et à ceux de ses employés.
Durée, priorité et droit applicable
L'entente s'applique tant que tonhabitué traite des renseignements pour le commerçant. En cas de contradiction avec les conditions d'utilisation, la présente entente prévaut pour ce qui touche aux renseignements personnels. Elle est régie par les lois du Québec.
Contact : Khaled Ait Fella, président, responsable de la protection des renseignements personnels, confidentialite@tonhabitue.com.